Kako pravilno izdati račun gostu?
Zbog nepravilno ispostavljenih računa, čak i sitnih propusta na njima, kazne se kreću od 1000 kn pa nadalje.
Iznajmljivač koji pruža ugostiteljske usluge u domaćinstvu dužan je izdati račun gostima za svaku izvršenu uslugu. Dakle, bez obzira na koji je način došao gost, kada je došao, kome je gost platio i slično, iznajmljivač je dužan ispisati izlazni račun za pruženu uslugu (riječ je dakle o usluzi pružanja smještaja putnicima odnosno turistima).
Što sve mora stajati na računu iznajmljivača?
Broj računa (npr. 1/2017, za prvi račun izdan u 2017. godini)
Podatke o iznajmljivaču (ime i prezime, adresu iznajmljivačevog objekta, OIB, opcionalno naziv smještaja odnosno smještajne jedinice)
Podatke o gostu ili agenciji (ime i prezime gosta odnosno naziv agencije i njeni podaci)
Vrsta usluge – najam apartmana, sobe ili kuće za odmor, usluge koje dodatno naplaćujete, npr. usluga prehrane itd.
Količina obavljenih usluga – broj iznajmljenih jedinica te broj noćenja.
Jedinična cijena usluge – cijena pojedinačne usluge koja obavezno mora biti u skladu s važećim cjenikom (taj detalj inspektori posebno provjeravaju). Cijene moraju biti izražene u kunama, a ako želite možete dodati i cijenu u eurima.
Ukupan iznos usluge i iznos za naplatu – na ukupan iznos usluge možete ako želite obračunati popust (ne morate nužno navoditi postotak). Konačni iznos za naplatu je dakle onaj koji dobijete kada popust oduzmete od ukupne cijene usluge. Ako npr. noćenje košta 500 kn, a popust je 100 kn, ukupna cijena je 400 kn.
Boravišna pristojba – iznajmljivači koji boravišnu pristojbu plaćaju paušalno nisu obvezni navoditi iznose u izdanom računu. Oni koji boravišnu pristojbu plaćaju po ostvarenom noćenju navode iznose koji su propisani za razred mjesta gdje se nalazi smještajni objekt te za dob gosta. Odrasli plaćaju puni iznos boravišne pristojbe, djeca od 12 do 18 godina 50 posto, a djeca ispod 12 godina oslobođena su plaćanja.
Nadnevak izdavanja računa
Potpis – vaš potpis koji je obvezan (pečat niste dužni imati)
Porez na dodanu vrijednost (PDV) – pod uvjetom da ste obveznik PDV-a.
Što se tiče samog izdavanja računa, on se može izdati (i naplatiti) po dolasku gosta u smještajni objekt ili po odlasku.
I na kraju zapamtite, najvažnije je da se račun poklapa s vašim službenim cjenikom.
Na čemu izdati račun gostima?
Ne morate se previše brinuti o načinu kako ćete izdati/ispisati račun. Izdavanje računa prepušteno je vašoj slobodnoj volji. Možete ga napisati ručno na Račun bloku kojeg možete kupiti u Narodnim novinama ili knjižarama, a možete ga i isprintati na računalu ako ste račune npr. pisali u programu Word. Nije dakle bitan tehnički format ili oblik računa, važno je samo da na njemu budu svi detalji koje zakon propisuje.
Ako ćete pak gostima račun slati putem e-maila, najbolje je da račun bude u PDF formatu (koji se naknadno ne može mijenjati) ili skenirane slike jer ćete tako spriječiti eventualne malverzacije s izdanim računom.
Direktan booking i dolazak gosta bez posrednika
Najjednostavniji i najjasniji mogući slučaj je kada izdajemo račun na puni iznos cijene usluge, bez provizija i posrednika izravno gostu.
Ako je gost uplatio akontaciju za smještaj, račun možemo izdati i u dva dijela – prvo za akontaciju na dan uplate predujma, a kasnije na preostali iznos.
Nismo obvezni izdavati račun za akontaciju jer se račun izdaje tek kada je usluga pružena, odnosno kada gost stigne u naš objekt.
Česta otkazivanja i mogući povrati akontacije su razlog zašto neki domaćini ne izdaju račune za predujam – ako smo račun za akontaciju ipak izdali, obvezni smo napraviti storno tog računa u slučaju otkazivanja gosta i povrata novca. Iako nismo propisima obvezni izdati potvrdu o plaćanju akontacije, preporučljivo je gostu izdati vaučer za smještaj kojim mu jamčimo da će pretplaćenu uslugu i dobiti.
Kome izdati račun kada koristimo usluge posrednika – internetskih oglašivača smještaja i agencija – pri punjenju smještajnih kapaciteta?
Treba li iznajmljivač izdati račun ako je gost već sve platio agenciji?
Kada je gost sve troškove već platio turističkoj agenciji preko koje je došao do iznajmljivača, iznajmljivač je opet dužan izdati račun, u ovom slučaju agenciji, a ne gostu, jer mu je agencija platila (ili će mu platiti) za pružene usluge gostu. Tada je dakle iznajmljivač dužan ispostaviti račun na ime agencije (a ne gosta, jer je gost već dobio račun od agencije) te navesti sve potrebne stavke na takvom računu (naziv agencije, njeno sjedište, OIB i slično…).
Smije li račun za smještaj biti u eurima?
Nije neuobičajeno da se cijena usluge pružanja smještaja na stranicama internetskih oglašivača navodi u eurima.
Zakonom o deviznom poslovanju, točnije njegovim podzakonskim aktom – Odluka o plaćanju i naplati u stranim sredstvima plaćanja u zemlji (NN 111/05, 16/15.) dopuštena su plaćanja te naplate između rezidenata i nerezidenata u stranim sredstvima plaćanja prilikom razmjene usluga.
Smještaj smijemo naplatiti u eurima, ali svaki račun mora biti izražen u kunama.
Na računu možemo, ali i ne moramo, navesti protuvrijednost u eurima. Službeni cjenik često sadrži neku fiksnu zaokruženu približnu protuvrijednost cijene smještaja u eurima koja se ne mora podudarati s dnevnim tečajem. Ali i on mora sadržavati cijene izražene u kunama, tako da ćemo u računima navoditi cijene iz službenog cjenika.
Prilikom naplate računa u eurima, nužno je na računu navesti službenu cijenu u kunama te fiksnu protuvrijednost u eurima koju je gost platio. Kada obračunavamo PDV na proviziju posrednika izraženu u eurima, preračunavamo eure u kune po srednjem tečaju na dan izdavanja računa.
Moramo li izdati račun rodbini ?
Dakle, ako ste obavili uslugu smještaja, čak i ako ništa niste naplatili dužni ste izdati račun. Možete izdati račun i na iznos od nula kuna (0,00kn) s time da se na iznos usluge noćenja navede “popust 100%”. Prema tome, iznajmljivanje apartmana rodbini ili prijateljima ne oslobađa vas od obveze izdavanja računa.
